So nutzt du ChatGPT im Projektmanagement

Die Einführung generativer KI-Tools wie ChatGPT kann das Produktivitätsniveau in deinem Arbeitsumfeld erheblich steigern. In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du am besten vorgehst, Projekteinsatzfälle erkundest und die Technologiegrenzen verstehst.

‍

Die Reise der künstlichen Intelligenz (KI) begann 1950 mit einem Test von Alan Turing, der dazu diente, die Intelligenz von Maschinen zu beurteilen. Siebzig Jahre später haben Maschinen diesen Test nicht nur bestanden, sondern auch revolutioniert, wie wir Branchen und insbesondere das Projektmanagement betrachten.

‍

ChatGPT, ein Paradebeispiel für generative KI, erreichte binnen zweier Monate nach seiner Einführung 100 Millionen monatliche Nutzer – ein Rekord. Für Projektmanager ist ChatGPT ein mächtiger Assistent, der Entwürfe für Besprechungsprotokolle, Projektcharter, Risikoregister und weitere Projektartefakte erstellen kann. Gartner prophezeite bereits 2019, dass KI innerhalb des nächsten Jahrzehnts 80% der Projektmanagementaufgaben eliminieren würde.

Best Practices für effektives Prompting

Ein strukturierter Ansatz ist entscheidend, insbesondere beim Erstellen von Materialien für reale Projekte. Einige Kernpunkte:

• Deinen professionellen Kontext identifizieren: Beziehe Einzelheiten zu deiner Rolle, Branche und den Projektzielen mit ein.
• Projektdetails angeben: Beschreibe Aufgaben, Ressourcen und Teamzusammensetzung genau.
• Präzise sein: Wenn dein Output bestimmte Elemente enthalten soll, beschreibe sie klar.
• Einschränkungen klären: Budgets, Zeitpläne und verfügbare Ressourcen dürfen nicht fehlen.
• Outputformat spezifizieren: ChatGPT kann formatierten Text, Tabellen, Infografiken und Charts generieren.

‍

Anwendungsfälle und Optionen für Projektmanager

Von der Erstellung eines Projektcharter über Risikoregister bis hin zu detaillierten Projektplänen – ChatGPT kann als Assistent für diese Aufgaben dienen. Es bietet auch Möglichkeiten, Meeting-Zusammenfassungen für Videokonferenzen zu erstellen oder Spreadsheets zu analysieren. GPT-4, die neueste Version, erweitert diese Fähigkeiten noch weiter. hier haben wir für dich einige Beispiel-Prompts zum Ausprobieren vorbereitet:

1. "Basierend auf den Projektzielen für die Entwicklung einer Community-App, wie im Dokument beschrieben, erstelle einen umfassenden Projektplan, der Meilensteine, Ressourcen und potenzielle Risiken einbezieht."
2. "Erstelle eine Liste von Projektzielen für die Entwicklung einer Supply-Chain-Optimierungssoftware, die die im Dokument beschriebenen Kernanforderungen berücksichtigt."
3. "Generiere einen Aktionsplan zur Risikominderung für die Top-5-Risiken, die im Rahmen unseres Projekts zur Supply-Chain-Optimierung identifiziert wurden, inklusive spezifischer Strategien zur Risikovermeidung."
4. "Formuliere ein detailliertes Meeting-Agenda-Template für unser wöchentliches Projektstatus-Update, das Raum für Fortschrittsberichte, Diskussionen über Herausforderungen und die Planung der nächsten Schritte lässt."
5. "Entwickle eine Checkliste für die Projektabschlussphase, die sicherstellt, dass alle Dokumentations- und Übergabeanforderungen erfüllt sind, wie im Dokument für das Projektmanagement vorgeschlagen."
6. "Erstelle eine E-Mail-Vorlage zur Kommunikation von Projektverzögerungen an Stakeholder, die empathisch, aber informativ ist und Lösungsansätze sowie angepasste Zeitpläne bietet."
7. "Konzipiere ein Template für ein Projektcharter, das die im Dokument hervorgehobenen Schlüsselelemente enthält, einschließlich Projektumfang, Ziele, Stakeholder, Budget und Zeitplan."
8. "Formuliere einen Promt für ChatGPT, um eine SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken) für das neue Softwareentwicklungsprojekt basierend auf den bisher gesammelten Daten zu generieren."
9. "Erstelle eine Vorlage für ein Risikoregister, das Raum für die Identifizierung, Bewertung und Zuweisung von Verantwortlichkeiten für Risiken bietet, wie sie für unser Projekt relevant sind."
10. "Generiere einen Vorschlag für die Strukturierung unseres Teams für das Projektmanagement, einschließlich Rollen und Verantwortlichkeiten, basierend auf den im Dokument genannten Teamgrößen und -kompositionen."
11. "Formuliere eine Anfrage an ChatGPT, um einen detaillierten Implementierungszeitplan für die Supply-Chain-Optimierungssoftware zu erstellen, der Start- und Enddaten für jede Phase, Schlüsselmeilensteine und Ressourcenzuweisungen enthält."

‍

Vorsichtsmaßnahmen und künftige Entwicklungen

Die Nutzung individuell angepasster GPTs durch OpenAI ab Ende 2023 ermöglicht es Benutzern, über Plugins hinaus zu gehen, indem sie eigene ChatGPT-Instanzen erstellen. Diese können auf externe Daten und Dienste zugreifen, was mit der Einführung eines GPT-Stores Anfang 2024, in dem Nutzer GPTs von Drittanbietern herunterladen können, neue Fähigkeiten eröffnet. Besonders für das Projektmanagement bieten spezialisierte GPTs, wie das vom Project Management Institute veröffentlichte PMI Infinity, vielversprechende Möglichkeiten. Nutzer können ihre eigenen GPTs sogar ohne Programmierkenntnisse erstellen, indem sie individuelle Anweisungen und spezifische Daten bereitstellen, was die Integration in bestehende Workflows vereinfacht.

‍

Trotz der Effizienz von ChatGPT müssen sich Projektmanager der potenziellen Probleme bewusst sein, die mit KI einhergehen können, einschließlich Datenschutz und Sicherheitsbedenken. Es ist entscheidend, alle von ChatGPT generierten Inhalte zu überprüfen und als Entwurf zu behandeln.

‍

Die fortschreitende Entwicklung generativer KI verspricht, die täglichen Aufgaben von Projektmanagern effizienter zu gestalten, mit spezialisierten Fähigkeiten, die bald kommen werden. Es ist wichtig, sich mit KI-Projekten vertraut zu machen und zu lernen, wie diese Tools in bestehende Arbeitsabläufe integriert werden können, um langfristigen Wert zu schaffen.

‍

Conclusio

Die Integration generativer KI-Tools wie ChatGPT in das Projektmanagement markiert einen Wendepunkt, der Effizienz, Innovation und Anpassungsfähigkeit in den Mittelpunkt stellt. Durch die Entwicklung individuell angepasster GPTs und die Nutzung neuer KI-Fähigkeiten eröffnen sich ungeahnte Möglichkeiten für Projektmanager, ihre Workflows zu optimieren und die Herausforderungen digitaler Transformationen zu meistern. Gleichzeitig mahnt die zunehmende Verbreitung dieser Technologien zur Vorsicht bezüglich Datenschutz und Sicherheit. Die Zukunft des Projektmanagements liegt in der geschickten Integration von KI, um langfristigen Wert zu schaffen, während man stets die Grenzen und Verantwortungsbereiche dieser mächtigen Werkzeuge im Auge behält.